Организация за демократию и экономическое развитие - ГУАМ
2-е заседание Совета министров иностранных дел
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

4 декабря 2006 года в г. Брюссель, в рамках 14-го заседания Совета министров иностранных дел ОБСЕ, под председательством Министра иностранных дел Азербайджанской Республики Э.Мамедьярова состоялось 2-е заседание Совета министров иностранных дел Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ (список участников прилагается).

Совет обсудил вопросы организационной деятельности ГУАМ, роли Организации в  укреплении международной и региональной безопасности и стабильности, в том числе путем углубления взаимодействия государств-членов ГУАМ в других международных организациях, развития экономического сотрудничества в рамках ГУАМ, а также другие вопросы (повестка дня прилагается).

1. Совет положительно оценил тенденцию к интенсификации и активизации практического сотрудничества между государствами-членами ГУАМ, отметил возрастающую динамику работы его отраслевых органов.

Совет констатировал растущий интерес к деятельности ГУАМ со стороны ряда государств, в частности, Польши, Литвы, Румынии, а также других стран.

2. Министры информировали друг друга о прохождении процесса ратификации Устава ГУАМ в государствах-членах, высказались за продолжение работы по обеспечению вступления Устава в силу в кратчайшие сроки, а также за скорейшее завершение комплектования Секретариата ГУАМ и начала его деятельности.

Совет утвердил бюджет ГУАМ на 2006 год и решил направить его средства на осуществление финансирования первоочередных работ по капитальному ремонту помещения Секретариата ГУАМ в конце 2006 - начале 2007 годов.

3. Совет отметил взаимодействие государств-членов ГУАМ в рамках ООН, ОБСЕ, Совета Европы.

В контексте обсуждения вопросов укрепления международной и региональной безопасности и стабильности Министры обсудили совместные действия государств-членов ГУАМ в рамках 42-го пункта Повестки Дня 61-й сессии ГА ООН «Затянувшиеся конфликты на пространстве ГУАМ и их последствия для международного мира, безопасности и развития» и решили активизировать усилия, направленные на обеспечение принятия этой резолюции на Генассамблее.

Совет согласовал текст выступления главы делегации Украины от имени ГУАМ и поручил ему выступить с этим заявлением на заседании Совета министров иностранных дел ОБСЕ (г. Брюссель, 4-5 декабря 2006 года), а также принял заявление СМИД ГУАМ по вопросу проведения так называемого «конституционного референдума» в Нагорно-Карабахском регионе Азербайджанской Республики.

Государства-члены ГУАМ подчеркнули политическую важность признания мировым сообществом Голодомора 1932-1933 годов в Украине актом геноцида украинского народа.                

Исходя из того, что совместные заявления ГУАМ являются проявлением солидарности её государств-членов и одним из важнейших средств повышения их авторитета и престижа Организации на международной арене, Совет утвердил Временную процедуру согласования совместных заявлений ГУАМ.

4. При обсуждении вопросов политического взаимодействия и практического сотрудничества в рамках ГУАМ Совет отметил формирование рабочих органов ГУАМ, определил страны-координаторы отраслевых рабочих групп (ОРГ), подчеркнул необходимость повышения действенности ОРГ.

Совет утвердил новое Положение о стране-координаторе отраслевой рабочей группы ГУАМ, а также тексты на английском языке Правил процедуры ГУАМ, Положения о Секретариате ГУАМ, Финансовых положений ГУАМ.

5. Совет утвердил кандидатуру нового Административного директора Информационного офиса ГУАМ в Киеве.

6. По итогам заседания были подписаны протокол заседания и соответствующие решения Совета.

Приложения:

  1. Повестка дня, 2 стр.
  2. Список участников, 1 стр.
  3. Решение СМИД о создании Рабочей группы по военно-политическому сотрудничеству, 1 стр.
  4. Решение СМИД об утверждении Положения о стране-координаторе отраслевой рабочей группы ГУАМ, 1 стр.
  5. Положение о стране-координаторе отраслевой рабочей группы ГУАМ, 2 стр.
  6. Перечень отраслевых рабочих групп и их стран-координаторов, 1 стр.
  7. Решение СМИД об осуществлении Украиной членского взноса в бюджет Информационного офиса ГУАМ в Киеве на 2006 год, 1 стр.
  8. Решение СМИД об утверждении Временной процедуры согласования совместных заявлений Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ, 1 стр.
  9. Временная процедура согласования совместных заявлений Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ, 1 стр.
  10. Решение СМИД об утверждении текстов на английском языке Правил процедуры ГУАМ, Положения о Секретариате ГУАМ, Финансовых положений ГУАМ, 1 стр.
  11. Правила процедуры ГУАМ (текст на английском языке), 3 стр.
  12. Положение о Секретариате ГУАМ (текст на английском языке), 4 стр.
  13. Финансовые положения ГУАМ (текст на английском языке), 4 стр.
  14. Выступление от имени ГУАМ главы делегации Украины, Постоянного представителя Украины при ОБСЕ, Посла В.Ельченко на 14-ом заседании Совета министров иностранных дел ОБСЕ (г. Брюссель, 5 декабря 2006 года), 3 стр.
  15. Заявление СМИД ГУАМ (по вопросу проведения так называемого «конституционного референдума» в Нагорно-Карабахском регионе Азербайджанской Республики, 1 стр.
  16.  Решение СМИД об утверждении Административного директора Информационного офиса ГУАМ в Киеве, 1 стр.

За Азербайджанскую Республику
За Грузию
За Республику Молдова
За Украину

Организация за демократию и экономическое развитие - ГУАМ

2-е заседание Совета министров иностранных дел 
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года                               

РЕШЕНИЕ СМИД
О НАЗНАЧЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО ДИРЕКТОРА
ИНФОРМАЦИОНОГО ОФИСА ГУАМ В КИЕВЕ

Совет министров иностранных дел Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ, руководствуясь Временным положением об Информационном офисе ГУУАМ в Киеве, подписанным в г. Ялта 20 июля 2002 года, и рассмотрев рекомендацию Совета национальных координаторов,

РЕШИЛ:

Назначить г-на Георгия Назарова Административным директором Информационного офиса ГУАМ в Киеве на период до создания и начала функционирования Секретариата ГУАМ в г. Киев.
За Азербайджанскую Республику                          

За Грузию
За Республику Молдова
За Украину

Организация за демократию                            
и экономическое развитие - ГУАМ                
2-е заседание Совета министров иностранных дел    
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года  

 

  РЕШЕНИЕ СМИД  
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ  ТЕКСТОВ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
ПРАВИЛ ПРОЦЕДУРЫ ГУАМ, ПОЛОЖЕНИЯ О СЕКРЕТАРИАТЕ ГУАМ, ФИНАНСОВЫХ ПОЛОЖЕНИЙ ГУАМ 

Совет министров иностранных дел Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ,
руководствуясь Уставом ГУАМ,
учитывая Решение Совета об утверждении Правил процедуры, Положения о Секретариате и Финансовых положений Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ, принятое в г. Киев 23 мая 2006 года,

РЕШИЛ:
1. Утвердить текст на английском языке Правил процедуры Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ (прилагается).
2. Утвердить текст на английском языке Положения о Секретариате Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ (прилагается).
3. Утвердить текст на английском языке Финансовых положений Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ (прилагается).

За Азербайджанскую Республику                          
За Грузию
За Республику Молдова
За Украину

Организация за демократию                          
и экономическое развитие - ГУАМ                   
2-е заседание Совета министров иностранных дел      
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года 

РЕШЕНИЕ СМИД     
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О СТРАНЕ-КООРДИНАТОРЕ
ОТРАСЛЕВОЙ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ ГУАМ

Совет министров иностранных дел Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ,
руководствуясь Уставом ГУАМ,
рассмотрев результаты порученной Совету национальных координаторов работы по приведению Положения о стране-координаторе ГУАМ в соответствие с существующими документами Организации и, в частности, с Положением об отраслевой рабочей группе ГУАМ,

РЕШИЛ:
Утвердить Положение о стране-координаторе отраслевой рабочей группы Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ (прилагается).

За Азербайджанскую Республику                          
За Грузию
За Республику Молдова
За Украину 

Организация за демократию               
и экономическое развитие - ГУАМ           
2-е заседание Совета министров иностранных дел      
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года 

РЕШЕНИЕ СМИД     
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ПРОЦЕДУРЫ СОГЛАСОВАНИЯ СОВМЕСТНЫХ ЗАЯВЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ ЗА ДЕМОКРАТИЮ
И ЭКОНОМИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ - ГУАМ

Совет министров иностранных дел Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ,
руководствуясь Уставом ГУАМ,
подтверждая, что совместные заявления ГУАМ являются проявлением солидарности и укрепления взаимодействия государств-членов, а также одним из важнейших средств повышения их авторитета и престижа Организации на международной арене,

считая необходимым определить порядок и механизм согласования совместных заявлений или выступлений ГУАМ, отражающих общую позицию её государств-членов,

РЕШИЛ:
Утвердить Временную процедуру согласования совместных заявлений Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ (прилагается).

За Азербайджанскую Республику                          
За Грузию
За Республику Молдова
За Украину

Организация за демократию               
и экономическое развитие - ГУАМ            
2-е заседание Совета министров иностранных дел    
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года 

РЕШЕНИЕ СМИД   
ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ УКРАИНОЙ ЧЛЕНСКОГО ВЗНОСА
В БЮДЖЕТ ИНФОРМАЦИОННОГО ОФИСА ГУАМ В КИЕВЕ НА 2006 ГОД

Совет Министров иностранных дел Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ,
руководствуясь Уставом ГУАМ,
руководствуясь также Временным положением об Информационном офисе ГУУАМ в Киеве, подписанным в г. Ялта 20 июля 2002 года,

учитывая необходимость осуществления финансирования первоочередных работ по капитальному ремонту помещения Секретариата ГУАМ в г. Киев в конце 2006 - начале 2007 годов,

РЕШИЛ:
1. Утвердить доходы бюджета ГУАМ на 2006 год в размере 357,0 тыс. гривен и расходы бюджета - в размере 357,0 тыс. гривен.
2. Обратиться с просьбой к Украине оплатить её членский взнос в бюджет ГУАМ на 2006 год в размере 357,0 тыс. гривен на расчетный счет Информационного офиса ГУАМ в Киеве для последующего использования указанной суммы на осуществление финансирования первоочередных работ по капитальному ремонту помещения Секретариата ГУАМ в конце 2006 - начале 2007 годов.

За Азербайджанскую Республику                          
За Грузию
За Республику Молдова
За Украину

Организация за демократию                   
и экономическое развитие - ГУАМ            
2-е заседание Совета министров иностранных дел        
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года 

РЕШЕНИЕ СМИД
О СОЗДАНИИ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ ГУАМ
ПО ВОЕННО-ПОЛИТИЧЕСКОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ

Совет министров иностранных дел Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ,
руководствуясь Уставом ГУАМ,
руководствуясь также Положением об отраслевой рабочей группе и Положением о стране-координаторе отраслевой рабочей группы ГУАМ,

принимая во внимание предложения представителей министерств обороны и генеральных штабов государств-членов ГУАМ,

подчеркивая необходимость упорядочения сотрудничества ГУАМ в военной, военно-политической и военно-технической областях и с учетом рекомендаций Совета национальных координаторов,

РЕШИЛ:
1. Создать Рабочую группу Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ по вопросам военно-политического сотрудничества для развития взаимодействия государств-членов ГУАМ в вышеуказанных областях.
2. Определить страной-координатором Рабочей группы ГУАМ по вопросам военно-политического сотрудничества Украину на период 2007-2008 годов.
3. Продолжить на уровне национальных координаторов работу по активизации сотрудничества государств-членов ГУАМ в сфере миротворческой деятельности.

За Азербайджанскую Республику                          
За Грузию
За Республику Молдова
За Украину

Организация за демократию                                                                    
и экономическое развитие - ГУАМ        
2-е заседание Совета министров иностранных дел   
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года 

ПЕРЕЧЕНЬ ОТРАСЛЕВЫХ РАБОЧИХ ГРУПП
И ИХ СТРАН-КООРДИНАТОРОВ 

Наименование рабочей группы

2003-2006

2007-2008

 

1.

Рабочая группа по борьбе с терроризмом, организованной преступностью, распространением наркотиков и другими опасными видами преступлений

Азербайджан

Молдова

 

[...]

2.

Рабочая группа по чрезвычайным ситуациям

 

Азербайджан 

[...]

3.

Рабочая группа по экономике и торговле

Украина 

Украина

[...]

4.

Рабочая группа по вопросам энергетики

Украина

Грузия 

[...]

5.

Рабочая группа по туризму

Молдова
(2004-2006)

Молдова

[...]

6.

Рабочая группа по вопросам информационных технологий

Молдова
(2004-2006)

Молдова 

[...]

7.

Рабочая группа по вопросам культуры, науки и образования

Грузия 

Грузия

[...]

8.

Рабочая группа по транспорту

Грузия

Азербайджан

[...]

9.

Рабочая группа по вопросам военно-политического сотрудничества

 

Украина

[...]

 

Примечание: Порядок двухгодичной ротации стран-координаторов будет определен дополнительно.

Организация за демократию                 
и экономическое развитие - ГУАМ            
2-е заседание Совета министров иностранных дел     
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года                 

ПОЛОЖЕНИЕ
О СТРАНЕ-КООРДИНАТОРЕ ОТРАСЛЕВОЙ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ
ОРГАНИЗАЦИИ ЗА ДЕМОКРАТИЮ И ЭКОНОМИЧЕСКОЕ
РАЗВИТИЕ - ГУАМ
Статья 1

Решение об определении страны-координатора отраслевой рабочей группы Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ принимается Советом министров иностранных дел (СМИД) по представлению Совета национальных координаторов (СНК), как правило, на двухлетний период с возможностью продления на такой же срок.

Статья 2

Страна-координатор отраслевой рабочей группы ГУАМ выполняет в соответствии с Положением об отраслевой рабочей группе Организации за демократию и экономическое развитие - ГУАМ следующие функции:

- при организационно-технической поддержке Секретариата  разрабатывает, согласовывает и представляет на утверждение СНК ежегодный План работы в определенной сфере сотрудничества, а также назначает руководителя рабочей группы, отвечающего за организацию деятельности рабочей группы в конкретной сфере, и председательствующего на заседаниях;

- в период между заседаниями руководитель рабочей группы проводит консультации и поддерживает рабочие контакты с национальными координаторами, Секретариатом ГУАМ и соответствующими ведомствами государств-членов;

- ежегодный отчет руководителя рабочей группы о проведенной работе представляется на рассмотрение СНК в первом квартале года, следующего за отчетным. Проект Плана работы на следующий год представляется на заседание СНК в последнем квартале текущего года;

- страна-координатор  обеспечивает  проведение не менее двух заседаний соответствующей рабочей группы ежегодно, если другое решение не было принято на заседании рабочей группы и одобрено СНК;

СНК  по представлению страны-координатора периодически обсуждает состояние реализации Плана работы рабочей группы и вносит соответствующие рекомендации по развитию сотрудничества в конкретной сфере.

СНК  по представлению страны-координатора периодически обсуждает состояние реализации Плана работы рабочей группы и вносит соответствующие рекомендации по развитию сотрудничества в конкретной сфере.

Статья 3

Настоящее Положение утверждается СМИД.
В настоящее Положение могут вноситься дополнения и изменения, которые утверждаются СМИД.

Организация за демократию
и экономическое развитие - ГУАМ
2-е заседание Совета министров иностранных дел
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года 

ВРЕМЕННАЯ ПРОЦЕДУРА СОГЛАСОВАНИЯ СОВМЕСТНЫХ ЗАЯВЛЕНИЙ
ОРГАНИЗАЦИИ ЗА ДЕМОКРАТИЮ И ЭКОНОМИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ - ГУАМ

Настоящая процедура определяет порядок и механизм согласования совместных заявлений или выступлений ГУАМ.

1. Право инициировать совместные заявления имеют главы государств, министры иностранных дел, национальные координаторы, а также постоянные представители при международных организациях в пределах своих официальных функций и повестки дня соответствующей международной организации.
2. Согласование совместных заявлений происходит на основе консенсуса, как правило, на уровне национальных координаторов в оперативном порядке, а в особых случаях - в течение 24 часов, и, при необходимости, с соответствующей организационно-технической поддержкой Секретариата.
 3. Процесс согласования включает:
- направление инициатором проекта соответствующего заявления Председательствующей стороне и другим государствам-членам вместе с аргументацией целесообразности принятия этого заявления, его формы, места и времени обнародования;
- в отдельных случаях постоянный представитель инициирующего государства-члена при международной организации рассматривает проект заявления с постоянными представителями других государств-членов ГУАМ;
- информирование государствами-членами инициатора проекта относительно замечаний и предложений о целесообразности провозглашения предложенного заявления, его содержании, а также, в случае необходимости, его формы, места и времени обнародования;
- завершение подготовки инициатором проекта заявления с учетом поступивших замечаний и предложений государств-членов с целью его окончательного согласования.   
4. Совместное заявление считается согласованным на уровне национальных координаторов, если все национальные координаторы государств-членов ГУАМ выразили свое согласие в письменной или устной форме по изложенным в письме национального координатора страны-инициатора вопросам, а также замечаниям и предложениям других национальных координаторов.
5. Согласованное заявление обнародуется инициатором или Председательствующей стороной и направляется  в Секретариат  ГУАМ,  который ведет соответствующий реестр.
6. Обнародованное заявление является отражением как позиции ГУАМ, так и её государств-членов.

Организация за демократию
и экономическое развитие - ГУАМ
2-е заседание Совета министров иностранных дел
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года 

RULES OF PROCEDURE
OF THE ORGANIZATION FOR DEMOCRACY
AND ECONOMIC DEVELOPMENT - GUAM

The present Rules of procedure regulate activities of bodies of the Organization for Democracy and Economic Development - GUAM (hereinafter referred to as GUAM).

Article 1
Regular meetings of the Council

1. The frequency of meetings of the Council and its authority at all levels are determined by the Statute of GUAM. 
2. Place and date of the next regular meeting of the Council shall be determined at the end of each meeting, as a rule. If this has not been done, the next meeting shall be agreed upon by the Party holding the Chairmanship.
3. Place and date of meetings of the Council of Heads of States (CHS) shall be agreed upon, as a rule, 60 days prior to the meeting, of the Council of Ministers of Foreign Affairs (CMFA) 30 days and of the Council of National Coordinators (CNC) 15 days prior to the meeting. Meetings of the Council of Permanent Representatives (CPR) shall be held as needed.

Article 2
Extraordinary meetings of the Council

1. If necessary, the Party holding the Chairmanship shall summon extraordinary meetings of the Council through the Secretariat at the request of one or more Member States of GUAM and based on the consensus thereupon.
2. Place and date of extraordinary meetings of CHS shall be agreed upon 30 days prior to the meeting, of the CMFA 15 days and of the CNC 10 days prior to the meeting.
3. The information about place and date of an extraordinary meeting shall be distributed among the Member States through the Secretariat. 

Article 3
Agenda of Meeting

1. The Party holding the Chairmanship shall prepare draft agenda of regular and extraordinary meetings of the Council in accordance with its decisions. The Secretariat shall issue and distribute them among the Member States.
2. Proposals to make amendments to a draft agenda of a regular meeting shall be sent to the Party holding the Chairmanship not later than five days prior to the meeting.
3. When reviewing a draft agenda during a meeting of the Council each Party may propose to include a new item therein.
4. Within three working days after a meeting of the Council, the Secretariat shall send out the documents adopted at the meeting to the Member States.

Article 4
Chairmanship

1. Chairmanship in the GUAM shall be exercised by one of the Parties in accordance with Article 10 of the Charter of GUAM.
2. Transfer of chairmanship shall take place at a regular meeting of the CHS.

Article 5
Functions of Chairperson

1. The functions of a Chairperson at a meeting shall include the following:
-      to open, conduct and close meetings;
-      to present draft agenda and program of work for consideration and approval at the beginning of a meeting;
-      to determine the order of interventions and give the floor;
-      to request the necessary information from Secretariat;
-      to agree upon the draft documents and proposals envisaged in the agenda and submit them to the Council for approval.

2. At the proposal of the Party holding the Chairmanship, the relevant body may take a decision to have a meeting conducted by a representative of another Party, as a rule, by the Party that shall assume chairmanship in the following period.

Article 6
Meetings

1. Representatives of the Member States shall participate in meetings of the Council and other bodies of GUAM.
2. By consent of all Parties, representatives of other states and international organizations may be invited to participate in meetings.

Article 7
Partnership relations and observer status

1. A decision to establish partnership relations or grant an observer status in the GUAM to interested states and international organizations shall be taken by the CHS on the basis of Article 14 of the Charter of GUAM.
2. Request of interested states and international organizations for establishment of partnership relations or obtaining the status of observer in the GUAM shall be sent to the Party holding the Chairmanship.
3. The Party holding the Chairmanship shall conduct relevant consultations with the GUAM Member States and submit this issue for consideration of the Council upon their common consent.

Article 8
Expenditures for participation in the events

The expenditures related to participation of delegations of the Member States in GUAM events shall be covered, as a rule, by sending Parties.

Article 9
Entry into force

 The present Rules of procedure and the order of their entry into force shall be   approved by decision of the CMFA.

Article 10
Changes and amendments

Changes and amendments to the present Rules of procedure shall be made by decision of the CMFA.

Организация за демократию
и экономическое развитие - ГУАМ
2-е заседание Совета министров иностранных дел
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года 

Provision
ON THE SECRETARIAT OF THE ORGANIZATION FOR DEMOCRACY
AND ECONOMIC DEVELOPMENT - GUAM
Article 1
Sphere of application

The present Provision shall establish the procedure for functioning of the Secretariat of GUAM (hereinafter referred to as Secretariat), and also, the rules, principles and procedure for the appointment of its personnel. 

Article 2
Objectives and functions

1. In its activities the Secretariat shall be guided by the Charter, the Rules of procedure, the Financial provisions of the GUAM and the present Provision. 
2. The objective of Secretariat is to provide organizational and technical support for the GUAM activities. 
3. Functions of the Secretariat shall include the following:
а) to prepare and present draft documents of GUAM in accordance with the Council decisions and instructions of the Party holding the Chairmanship;
b) to distribute the documents received from the Member States of GUAM;
c) to maintain the correspondence related to the Secretariat activities;
d) to maintain the archives and web-page of GUAM;
e) to provide an organizational and technical support for the GUAM events and participate therein;
f) to provide as necessary information on the GUAM activities to the Member States of GUAM as well as to other states and organizations;
g) to submit to the Council a report on its activities two times per year;
h) to facilitate the development and implementation of projects and programs of GUAM cooperation;
i) to conduct relevant consultations with the Member States, partners, observers, the Parliamentary Assembly and Business Council of GUAM as well as with non-government organizations participating in the events of GUAM;
j) to establish, in accordance with the instructions of the Council, a dialogue with other countries and international organizations;
k) to exercise other functions in accordance with the instructions of the Council.
4. The Secretariat shall not interfere with the policy issues of the Member States of GUAM. The Member States of GUAM shall exert no pressure upon the Secretariat in performing its objectives and functions.  
5. Decisions on all issues of the Secretariat activities, including the appointment of international officials to their positions, approval of the budget and reporting of the Secretariat shall be taken by the CMFA.
6. The Secretariat communication with the members of the Council and transmission of correspondence and other materials related to the activities of the Organization shall be performed through the Permanent Representatives of the Member States of GUAM.

Article 3
Staff of the Secretariat

1. The Staff of the Secretariat consists of international officials and administrative-technical employees.  
2. The international officials include the Secretary General and three Program Coordinators. The Secretary General and the Program Coordinators shall be appointed on the basis of the principle of rotation for four and three years term, correspondingly. 
3. In the absence of the Secretary General, his/her functions shall be temporarily exercised by one of the Program Coordinators, as appointed by the Secretary General. 
4. The administrative-technical part of the Staff of the Secretariat, which are appointed by the Secretary General, includes an assistant-secretary, an information technology specialist/web-page administrator, an accountant, a driver/supply clerk.

Article 4
Responsibilities

1. The international officials shall perform their duties exclusively in the interests of achievement of the purposes of GUAM.
2. The international officials shall perform their work under the guidance of the Secretary General and be accountable to him/her in performing their duties. Each GUAM Member State shall respect the international character of these responsibilities and refrain from attempts to influence a representative of the Secretariat in the discharge of his/her duties.  
3. Activities of the international officials assigned by their national authorities shall have by no means a negative effect on their professional status and career advancement in their country upon expiration of the term of their assignment.
4. Staff of the Secretariat shall be at Secretary General's disposal during the entire working day. The Secretary General shall establish the number of working days per week and working hours per day. For full-time employees, a working week shall be comprised, as a rule, of five working days, from Monday to Friday, and eight hours per day. The Secretary General may engage the employees, if necessary, in work in excess of regular days/hours.

Article 5
Distribution of responsibilities

1. To have the Secretariat perform its functions effectively, the Secretary General may distribute or redistribute responsibilities of the administrative-technical part of the Staff, taking into account education, competence and other qualities of its employees. 
2. The Council may, by its decision, introduce new or terminate the existing positions. A position may be terminated only upon expiration of the terms of office of the working international official. 

Article 6
Responsibilities of international officials

1. The Secretary General is a chief administrative person of the Secretariat, responsible for the fulfillment of the objectives and functions of the Secretariat, as determined in Article 2.
2. Responsibilities of the Secretary General include also the following:
а) to distribute duties of the Staff of the Secretariat and control their fulfillment;
b) to control financial and logistical activities, operational management of resources and other assets of the Secretariat within the limits of the approved budget;
с) to submit report on these activities to the Council.
3. The Program Coordinators are responsible for the directions of GUAM activities in accordance with distribution of responsibilities in the Secretariat.
4. The Secretary General and other international officials take part in meetings of the Council without a right to vote.

Article 7
Appointments

1. The candidates for positions in the Secretariat shall be only the citizens of the Member States of GUAM.
2. While appointing the international officials to the positions, the candidate's professionalism and the principle of equal representation of the Member States in the Secretariat on the basis of a rotation principle shall be taken into account. 
3.  While appointing the international officials to the positions in the Secretariat, the following procedure shall be applied:
a) the Secretariat shall announce vacancies minimum twelve months prior to expiration of the term of assignment of an appropriate member of the Staff;
b) the Secretariat shall distribute among the Member States of GUAM the notifications on nomination of their candidates received from the Member States; 
c) the CMFA shall take the decision on the appointment of the candidates.
4. While appointing the administrative-technical employees, the following procedure shall be applied:
a) the Secretary General shall announce the competition on the vacancies;
b) a candidate shall fill in and submit an appropriate form to the Secretariat;
c) the Secretary General, based on evaluation of the qualities and experience of all candidates and in consultation with the international officials, shall take a decision regarding the employment of a corresponding employee and conclude a contract with him/her for a two year term. Upon its expiration, the contract may be extended for the next two year term.  

Article 8
Financing

The activities of the Secretariat and its Staff shall be financed from the budgetary sources in accordance with the approved estimate of expenditures based on the Financial Rules of GUAM and from donor contributions.

Article 9
Accreditation. Privileges and immunities

1. Ukraine shall provide accreditation of the Secretariat and its Staff, non-citizens of Ukraine, at the Ministry of Foreign Affairs of Ukraine and concede such privileges and immunities to the Secretariat, which are necessary to exercise its functions and usually provided to the missions of international organizations in Ukraine. The scope of such privileges and immunities shall be determined by a separate international agreement.
2. The Secretariat shall have independent balance sheet, accounts in banking institutions and its stamp.

Article 10
Premises of the Secretariat

Ukraine shall provide the necessary facilities to the Secretariat in the city of Kyiv at the expense of budgetary funds of the Secretariat in accordance with a separate international agreement.

Article 11

The Provision on the Secretariat as well as the amendments and changes thereto shall be approved by the CMFA. 

Организация за демократию
и экономическое развитие - ГУАМ
2-е заседание Совета министров иностранных дел
г. Брюссель, Бельгия, 4 декабря 2006 года

FINANCIAL PROVISIONS
OF THE ORGANIZATION FOR DEMOCRACY
AND ECONOMIC DEVELOPMENT - GUAM
Article 1
Application

The present Financial Provisions shall establish the procedure for management of financial resources of the Organization for Democracy and Economic Development - GUAM (hereinafter GUAM).

Article 2
Definitions

1.  Budget - annual financial plan, which is developed in order to accomplish concrete tasks of GUAM and comprised of financial resources and estimate of expenditures.
2. Financial resources - the resources, which are composed of contributions of the Member States and other financial receipts.
3. Estimate of expenditures - a document, which determines directions of the expenditures of GUAM.
4. Financial period constitutes the calendar year, which starts on 1 January and ends on 31 December. 

Article 3
Budget

1. Draft budget shall be worked out in US dollars and include sections and articles accompanied with relevant explanatory attachments and other necessary documents. 
2. Draft budget shall be worked out by the Secretary General and distributed to all Member States not later than nine months prior to the beginning of a following financial period.
3. The agreed draft budget shall be submitted to CMFA for approval not later than six months prior to the beginning of a following financial period.

Article 4
Financial resources

1. Contributions of the Member States shall be transferred to bank account of the Secretariat of GUAM. 
2. By common agreement, other financial receipts shall be transferred to the appropriate accounts of the Secretariat of GUAM.
3. The budget resources of GUAM shall be hold in the bank or banks specified by the Council based on a proposal of the Secretary General.

Article 5
Contributions

1. Contributions to the budget of GUAM shall be made by the Member States in US dollars in equal shares.
2. Upon the budget approval, the Secretary General shall notify the Member States on the amount of their contributions. 
3. Contributions of the Member States of GUAM shall be subject to payment in full upon the receipt of the official notification. The Parties may transfer 50% of the amount of the contribution before the end of the first quarter, and the remaining part shall be paid before the end of the second quarter of a current financial period.
4. The Secretary General shall report on the received contributions of the Member States at a regular meeting of CMFA.
5. Each new member state of GUAM shall pay its share of the contribution starting from the date of its accession to GUAM in accordance with the established amount of the contributions of the Member States for a current financial period as calculated for the period of its membership in GUAM.

Article 6
Other receipts

1. Other financial receipts are the receipts received, upon mutual consent of the Member States, from the other states, organizations, foundations, judicial and physical entities, which are allocated to assist the achievement of the purposes of GUAM.
2. Other financial receipts include also the interests paid by bank on the financial assets of GUAM held in a banking institution.

Article 7
Budget execution

1. The approved budget shall be the basis for acceptance of obligations and payments to be made by Secretary General in accordance with the approved estimate of expenditures.
2. The resources of the budget shall be used to fulfill the obligations within the appropriate financial period.
3. The financial obligations accepted in accordance with the estimate of expenditures in the current financial period, which have not been fulfilled within this period, shall be included in the estimate of expenditures for the next financial period.  
4. The remained resources of the budget, which have not been used in accordance with the estimate of expenditures before the end of the current financial period, shall be used in the next financial period, as proposed by the Secretary General on the basis of the common consent of the Member States.  
5. Reallocation from one article to another within the approved budget shall be made upon the Secretary General's recommendation on basis of the decision of CMFA by means of approval of an updated estimate of expenditures for the current financial period.
6. The Secretary General under the instructions of CMFA, and in case of accession of a new state to GUAM, and in other exceptional cases on his/her own initiative, shall submit proposals on the revision of the budget to be agreed upon with the Member States.
7. Proposals on the revision of the budget shall contain the necessary calculations and justification and shall correspond to the structure of the approved budget.

Article 8
Internal control

1. The Secretary General shall execute constant control over financial activities of GUAM. With this purpose, the Secretary General shall:
a)develop and submit to CMFA for its approval the necessary rules and procedures to ensure effective management and compliance with  proper saving regime;
b)ensure control over the appropriate payments to be made on the basis of the certifying and other necessary documents;
c)appoint the employees authorized to keep the accounting, receive money and make payments;
d)execute internal financial control in order to ensure the appropriate receipt, maintenance and expenditure of financial resources and assets of GUAM.  
2. Decisions related to the acquisition of necessary goods and services on the basis of received proposals shall be made by the Secretary General by holding tender, making quotations and by other relevant procedures.

Article 9
Reporting

1. The Secretary General shall be responsible to GUAM for the financial aspects of activities and shall report to CMFA on the proper and effective management of its financial resources in accordance with the present Provisions. 
2. The Secretary General may delegate, in written form, the authority to administer financial activities to one of the international officials.
3. The Secretary General shall present quarterly and annual reports for the current financial period.
4. The Secretary General shall present annual financial report on GUAM financial activities for the current financial period for consideration of an external auditor not later than 15 February of the year following the reporting period. 
5. The Secretary General shall provide the Member State of GUAM, on their requests, with any additional financial information about financial activities of GUAM.
6. The annual report together with the corresponding conclusion of an external auditor shall be presented to the Member States for their consideration before 31 March of the year following the reporting period for further approval by CMFA.

Article 10
External audit

1. To verify the financial activities of GUAM for the reporting financial period, external audit shall be conducted.
2. External audit shall be conducted by a group of auditors that consists of the representatives of not less than three Member States of GUAM appointed by the decision of CMFA at the same time with the approval of the budget of GUAM for the next financial period.   
3. The provision of financial support of the group of auditors shall be made by the Member States, which sent their representatives to the group, at the expenses of the budget of GUAM. 
4. External audit shall be conducted with the following purposes:
а) to control the appropriate execution of the GUAM budget;
b) to verify the conformity of financial statements with the accounting books and documents of GUAM;
c) to ascertain compliance of financial operations with the established rules and procedures;
d) to work out and present proposals and recommendations for improvement of financial activities of GUAM;
e) to prepare an audit conclusion.    
5. The group of auditors shall be entitled to free access to all accounting books and other documents necessary for carrying out its activities.
6. The group of auditors shall use the information it has received, including that of a special and confidential nature, exclusively for the purposes of external audit. 
7. The group of auditors shall issue and sign an audit conclusion on the financial activities of GUAM that contains the following basic elements:
a) list of financial documents subject to audit;
b) applied standards of audit;
c) description of the work carried out;
d) conclusions and recommendations.

Article 11
Financial experts

Before taking decisions that may have considerable financial implications for GUAM, the Council shall request for consultative assistance of financial experts from the Member States of GUAM.

Article 12
Entry into force

The present Financial provisions shall enter into force on the date of their approval by CMFA.

Article 13
Changes and amendments

1. In case of disagreements in the interpretation and application of the present Financial Provisions, the Secretary General, after consultation with the Member States, shall submit them for consideration of CMFA.
2. CMFA may make changes and amendments to the present Financial Provisions.